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SALON DES LOGICIELS ET SOLUTIONS IT
POUR L'ENTREPRISE

           
GROUPE T2I SUISSE
Marc Freichet
13/03/2018


Retarder la dématérialisation des factures fournisseurs a un coût !

Regardez autour de vous. Peu importe le secteur d’activité ou la taille de l’entreprise, tout le monde essaie d’être plus efficace à moindre coût. La dématérialisation des documents et plus spécifiquement l’automatisation des factures fournisseurs va justement dans ce sens.
Et pourtant, certaines organisations considèrent encore que la dématérialisation des factures n’est pas une priorité. Essayons de comprendre les raisons qui les poussent à retarder cette décision.

Nombre d’entreprises considèrent encore les factures fournisseurs comme un mal nécessaire. Mais ce n’est
pas parce qu’une chose a toujours été qu’elle ne doit jamais être remise en question. Il existe de nombreux exemples d’organisations qui ont réussi à transformer les factures fournisseurs en un centre de profits. Elles ont toutes commencé par faire de la dématérialisation des factures une priorité.


Naturellement, il y a la question de la mise de fonds initiale. Cependant, les entreprises qui traitent en moyenne plus de 10 000 factures par année obtiennent typiquement un retour sur  investissement en l’espace d’un an. En d’autres termes, la dématérialisation des factures est un investissement qui se finance de lui-même.
Certaines personnes sont freinée par l’idée que le projet sera complexe ou que la dématérialisation des factures fournisseurs risque de perturber le bon fonctionnement de l’entreprise. Tout changement est, par nature, déstabilisant. Mais le projet est loin d’être aussi complexe que l’implantation d’un nouveau système ERP. Dans la majorité des cas, la solution d’automatisation des factures fournisseurs sera entièrement fonctionnelle en l’espace de deux à trois mois. Elle ne nécessite d’ailleurs que peu ou pas d’implication du service informatique. On peut se demander, par contre, ce qu’il en coûte de toujours remettre cette décision à plus tard. Pour prendre une décision éclairée, vous devrez :
1. Estimer le coût de l’inefficacité
Le fait de ne pas dématérialiser les factures fournisseurs se traduit par un certain manque à gagner ou fait en sorte que l’argent continue d’être gaspillé. Bon nombre de fournisseurs proposent un rabais de 2% aux clients qui payent leurs factures en moins de 30 jours. Aussi peu que cela puisse paraitre, cette économie correspond à un rendement annualisé de 37%.
Retarder la dématérialisation des factures fournisseurs a un coût !


2. Estimer les coûts engendrés par un audit
Les audits ne sont jamais faciles pour les organisations qui utilisent beaucoup de supports papier dans leurs processus. Elles doivent passer un temps précieux à chercher et organiser les documents, alors que l’automatisation permet justement d’obtenir une piste d’audit avec considérablement moins d’efforts.


3. Vérifier les contrats signés avec vos fournisseurs
A priori, les fournisseurs respectent les conditions qui ont parfois été durement négociées avec le service des achats. Mais une mauvaise communication ou des oublis peuvent créer des malentendus. L’automatisation des factures fournisseurs permet justement de simplifier l’ensemble du processus d’approbation des factures pour s’assurer que toutes les conditions soient respectées.


4. Quantifier les bénéfices attendus
Que ce soit pour réduire le temps de traitement des factures, éviter de perdre des factures, donner un accès immédiat aux agences, diminuer la quantité de papier, ou améliorer la trésorerie, vous devrez constituer votre projet de manière à justifier chiffres à l’appui l’automatisation des factures fournisseurs.

La dématérialisation des factures fournisseurs nécessite travail et engagement. Cependant, les avantages l’emportent généralement sur les inconvénients et risques. Dans cet esprit, la dématérialisation des factures fournisseurs est véritablement un investissement qui ne cesse de produire des résultats, car chaque centime économisé peut être réinvesti dans des activités génératrices de profits.

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